Effektiv projekt- och programstyrning

Tillverkande industri | Erik Wedell

Effektiv projekt- och programstyrning

Verksamheten ville ha möjlighet att förbättra och effektivisera sina processer och skulle därför starta ett SAP program. Samtidigt skulle en mängd äldre och huvudsakligen egenutvecklade system ersättas.

Uppdraget

Företaget har övervägande bedrivit klassisk systemutveckling och hade begränsad erfarenhet av att implementera standardsystem som SAP. För att utnyttja resurser på ett effektivt sätt och att organisera och planera programmet så anlitades Avega Group.
Viktiga ingångsparametrar att ta hänsyn till var:

  • Hur skulle den systemmässiga arkitekturen se ut för att matcha kraven och samtidigt skapa en hållbar teknisk arkitektur som kan växa med programmet över tid.
  • Hur skulle program och projekt organiseras med fokus på ansvar och rollfördelning mellan verksamhet och IT samt allokering av externa resurser?
  • Hur skulle man säkerställa kompetensförsörjningen och att intern IT-kompetens vidareutvecklas och utnyttjas på effektivt sätt
  • Hur skulle projekten inom programmet drivas på ett effektivt sätt

Utmaningen

Avsaknad av erfarenhet från att införa standardsystem innebar ett stort förändringsarbete inom såväl verksamhet som IT. En viktig framgångsfaktor var att noggrant matcha kompetenser mellan det gamla och nya och koppla tydliga mål till utvecklingen av den nya plattformen. Genom att ta ägandeskap av projektet i verksamheten utan beroende från extern större leverantör säkerställdes effektivitet och långsiktighet. Eget ägande av projektmetod och innehåll gjorde det möjligt att bygga långsiktigt strukturkapital och kontroll.

Det fanns en stor förbättringspotential och det gällde att välja rätt införandesekvens och scope för att hålla projektkomplexiteten rimlig. Att balansera mellan verksamhetsmässig vinning, behov av tillfälliga lösningar samt projektkomplexitet var en av de svåraste utmaningarna.

Att byta ut delar av den gamla miljön som var baserad på egenutveckling och saknade tydliga gränssnitt var utmanande. Detta satte avtryck i integrationsarbetet mellan den gamla och den nya världen och speciell hänsyn fick tas i byggandet av integrationer för båda världar. Att fasa in en ny plattform i lagom stora delar utan att spendera för mycket pengar/tid på temporära lösningar och samtidigt se till att verksamheten inte påverkas negativt är en utmaning och kräver planering, disciplin och erfarenhet.

Projektet innefattade inte bara att införa processer utan också att definiera de framtida modellerna gällande masterdata för nyckelobjekt såsom produkt, kund, leverantör och priser. Att centralisera dessa till en global standard var svårt med tanke på historiken med öar av information.

Resultatet

Programmet organiserades som ett verksamhetsprogram och drevs av affärssidan med IT som en del i projektet. Processexperter tog ansvar för kravställning och införandeaspekter samt ägarskap för skapande och underhåll av masterdata. Lösningar definierades i samspel mellan verksamhet och SAP best practice. På så sätt kunde prioriteringar göras och införande säkerställas samtidigt som implementationen blev effektiv.

Den nya SAP plattformen fördes in på ett mycket effektivt sätt och via användande av en modern och över tid förvaltningsbar SAP arkitektur. Integrationsarbetet löstes genom utveckling av ett specifikt integrationslager anpassat för att hantera skillnaderna mellan det gamla och det nya och gjorde det möjligt att implementera standard SAP trots starka beroenden till de gamla systemen.

Kompetensuppbyggnad säkerställdes genom att arbeta med iterativt projektupplägg och tidig involvering av verksamhetsresurser i prototyp- och testfaser. På så sätt säkrades att rätt lösningar togs fram och kompetensöverföring skedde inom både verksamhet och IT. Användning av externa resurser följde givna rollbeskrivningar och varje extern resurs kompetensmatchades mot en given profil. Detta möjliggjorde att projektets storlek kunde begränsas och ägarskapet kunde behållas i organisationen.

PDF Kundcase


Visa alla kundcase

Senaste kundcasen