Stadsbyggnadsförvaltningen, Helsingborgs Stad – Modell för effektivt IT-stöd

Offentlig sektor | Mats Schultze

Modell för effektivt IT-stöd

Med hjälp av Avega Groups expertis och erfarenhet har stadsbyggnads­förvaltningen nu skapat en modell för tydlig IT-leverans till handläggarna.

Uppdrag

Helsingborgs Stads stadsbyggnadsförvaltning önskade strukturera sitt befintliga IT-stöd i en tjänstekatalog som presenterade leveransen av stödsystem. Syftet var att skapa tydlighet i IT-leveransen till handläggarna genom att specificera innehåll och tjänstenivåer inom olika tjänster såsom Marklov, Bygglov och Detaljplan. Tjänstekatalogen skulle också göra det möjligt att kostnadsberäkna IT-verksamheten som helhet samt enskilda tjänster. Avega Groups uppdrag blev att fungera som expert, facilitator, mentor och arkitekt för stadsbyggnadsförvaltningen.

Inom Service Management innebär begreppet ”tjänster” gränssnittet mellan en IT-leverantör och dess kund och är en grund för tydlighet och överens­kommelse. Detta medger att IT-leverantören kan arbeta kundorienterat och därmed stödjer kundens verksamhetsprocesser. Tjänster i en tjänstekatalog ger kopplingen mellan teknik och affärsnytta.

Utmaning

Genom denna tjänstifiering ville man förflytta fokus från IT-leveransen till handläggarnas behov och verksamhet. Till att börja med behövde nuläget dokumenteras, såväl tjänstenivåer som den rådande strukturen för att hantera krav och beslut. I löpande workshops gick kunden tillsammans med Avega Group igenom stadsbyggnadsförvaltningens verksamhet och kärnprocesser, de system som nyttjades samt ramverket inom IT Service Management. Med utgångspunkt i ramverket samarbetade man sedan med att tillämpa teorierna på kundens praktiska verksamhet. På så sätt kunde man ringa in problem och föreslå förbättringsåtgärder.  Avega Group handledde stadsbyggnadsförvaltningens systemförvaltning i arbetet med tjänstifieringen. Under handledning av Avega Group utarbetade stadsbyggnadsförvaltningen en väl anpassad modell, med supporterande mallar, såsom roll- och tjänstebeskrivningar för att beskriva leveransen i form av tjänster.

Resultat

Med hjälp av Avega Groups expertis och erfarenhet har stadsbyggnads­förvaltningen nu skapat en modell för tydlig IT-leverans till handläggarna. Den ska fortsättningsvis implementeras och följas upp under resten av 2013. När handläggarna får tillgång till effektivare och bättre stödsystem kommer även medborgarna uppleva en snabbare, effektivare och mer kundanpassad service från stadsbyggnadsförvaltningen. Den kartläggning man nu gjort av det tekniska utbudet av tjänster har skapat möjligheter till kostnadshantering, portföljhantering och förbättring av tjänsterna vad gäller användbarhet och prestanda, vilket i förlängningen gynnar hela verksamheten. Ännu en effekt av arbetet har varit att tydliggöra ansvarsfördelningen och därigenom underlätta dialog mellan verksamhet, intern IT-avdelning och externa leverantörer. Detta har skapat ökad trygghet genom rätt förväntningar i leveranserna samt relevanta diskussioner.


Visa alla kundcase

Senaste kundcasen